Excel vs HRMS: Mana yang Lebih Efisien untuk Mengelola HR?

Excel vs HRMS sering menjadi pertimbangan perusahaan ketika mulai ingin merapikan proses administrasi HR. Excel sudah lama digunakan untuk mengelola data karyawan, absensi, cuti, lembur, hingga payroll. Namun, ketika jumlah karyawan dan kebutuhan perusahaan semakin bertambah, pengelolaan HR dengan Excel bisa menjadi lebih kompleks.

Lalu, apakah perusahaan harus langsung beralih ke HRMS? Atau Excel sebenarnya masih cukup?

Jawabannya tergantung pada kebutuhan dan kondisi perusahaan.

Excel Masih Bisa Digunakan, Tapi Ada Batasnya

Excel memang praktis. Hampir semua orang sudah familiar dengan penggunaannya dan perusahaan tidak membutuhkan proses belajar yang terlalu panjang.

Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang masih sedikit, Excel mungkin masih cukup untuk kebutuhan seperti:

• Data karyawan 
• Rekap absensi 
• Pengajuan dan rekap cuti 
• Perhitungan lembur 
• Data payroll 
• Laporan sederhana 

Masalah biasanya mulai muncul ketika data semakin banyak dan proses HR semakin kompleks.

Misalnya, HR harus membuka beberapa file untuk mencari data karyawan, memperbarui data secara manual, atau memastikan apakah file yang digunakan merupakan versi terbaru.

Hal-hal sederhana seperti ini mungkin tidak terasa berat jika dilakukan sesekali.

Tapi kalau harus dilakukan setiap hari atau setiap bulan, waktu yang digunakan bisa cukup banyak.

Apa yang Sering Menjadi Kendala Saat Menggunakan Excel?

Salah satu tantangan terbesar dalam penggunaan Excel untuk administrasi HR adalah pengelolaan data yang masih banyak dilakukan secara manual.

Beberapa kendala yang mungkin muncul antara lain:

1. Risiko Human Error

Data yang dimasukkan atau diperbarui secara manual memiliki kemungkinan terjadi kesalahan.

Salah input angka, data yang belum diperbarui, atau rumus yang berubah bisa memengaruhi hasil laporan.

2. Banyak File yang Harus Dikelola

Ketika kebutuhan HR bertambah, jumlah file Excel juga bisa ikut bertambah.

Ada file absensi, file lembur, file cuti, file payroll, dan data karyawan yang mungkin berada di file berbeda.

Akhirnya muncul pertanyaan:

“Yang terbaru yang mana?”

3. Rekap dan Pelaporan Membutuhkan Waktu

HR mungkin perlu menggabungkan beberapa data terlebih dahulu sebelum membuat laporan.

Semakin banyak data yang harus diperiksa, semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk memastikan laporan sudah benar.

4. Data Tidak Selalu Terintegrasi

Ketika data masih dikelola dalam beberapa file, HR perlu melakukan pengecekan atau input ulang agar informasi dari satu proses dapat digunakan untuk proses lainnya.

Di sinilah pekerjaan administratif bisa menjadi semakin panjang.

Lalu, Apa Bedanya dengan HRMS?

HRMS (Human Resources Management System) merupakan sistem yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai proses HR dalam satu sistem.

Daripada menyimpan dan mengelola setiap proses dalam file yang berbeda, perusahaan dapat menggunakan sistem untuk mengelola data karyawan, absensi, cuti, payroll, dan proses HR lainnya secara lebih terintegrasi.

Tujuannya bukan untuk menghilangkan peran HR.

Justru, HRMS membantu mengurangi pekerjaan administratif yang berulang sehingga HR bisa memiliki lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang membutuhkan perhatian dan pengambilan keputusan.

Excel vs HRMS: Apa Perbedaannya?

Jadi, Mana yang Lebih Efisien?

Sebenarnya bukan berarti Excel buruk dan HRMS selalu lebih baik.

Excel masih menjadi pilihan yang masuk akal untuk perusahaan dengan kebutuhan sederhana dan jumlah data yang belum terlalu banyak.

Namun, ketika perusahaan mulai berkembang, jumlah karyawan bertambah, dan proses HR semakin banyak, penggunaan HRMS dapat membantu membuat pengelolaan data menjadi lebih terstruktur.

Pertanyaannya bukan hanya:

“Excel masih bisa digunakan atau tidak?”

Tetapi:

“Apakah cara kerja yang digunakan sekarang masih efisien untuk kebutuhan perusahaan?”

Kalau HR mulai menghabiskan banyak waktu untuk mencari file, melakukan input ulang, mengecek data, atau membuat laporan secara manual, mungkin sudah saatnya perusahaan mempertimbangkan sistem HR yang lebih terintegrasi.

HRMS untuk Membantu Pengelolaan HR yang Lebih Terintegrasi

Digitalisasi HR tidak harus berarti semua pekerjaan HR dilakukan oleh sistem.

Peran HR tetap penting dalam mengelola karyawan, menyelesaikan masalah, mengambil keputusan, dan mengembangkan lingkungan kerja yang lebih baik.

Teknologi hanya membantu bagian-bagian administratif agar dapat dilakukan dengan lebih sederhana dan terstruktur.

Kalau ingin melihat bagaimana sistem HR dapat membantu proses administrasi di perusahaan, Anda bisa mengenal lebih lanjut My BIT melalui mybit.id.